L’ufficio è il primo biglietto da visita dell’azienda e quindi va progettato nel minimo dettaglio.
La progettazione interni di questi spazi non è però semplice come si può immaginare perché ci sono molte variabili importanti da tenere in considerazione.
Partiamo dal fatto che l’ufficio è un luogo di lavoro deve essere quindi funzionale ma allo stesso tempo deve essere stimolante e confortevole perché le persone vi trascorrono al suo interno la maggior parte della giornata, a volte di più del tempo passato a casa. Un ambiente piacevole da vivere porterà risvolti positivi sulla produttività e sulla salute di chi lo utilizza.
L’ufficio deve essere gradevole anche agli occhi del “visitatore”, perché come abbiamo detto l’ufficio rispecchia l’immagine dell’azienda, ma non si tratta semplicemente di un fattore estetico, il progettista deve essere in grado di creare degli spazi che riflettano l’immagine che l’azienda vuole dare di se stessa, si deve quindi considerare la mission e la vision dell’impresa, i suoi punti di forza e, appunto, come essa vuole essere percepita dall’esterno. Nella creazione di questa immagine bisogna tenere presente anche del clima che si respira all’interno di essa e della sua struttura organizzativa; diverse sono le scelte riguardanti la suddivisione degli spazi e l’arredamento da attuare in base se si tratta di un ambiente aperto e collaborativo oppure se si tratta di un ambiente gerarchico con precise distinzioni di ruoli.
L’Arredamento per Ufficio: Progettazione Interni
È necessario tenere presente anche della tipologia di attività svolta dalla società e delle esigenze peculiari ad essa legate: ogni ambiente lavorativo necessita di un arredamento specifico.
Va inoltre definito in modo dettagliato qual è il ruolo di ogni spazio all’interno della medesima struttura, ogni attività dell’ufficio ha le sue necessità ed è fondamentale tenerle in considerazione fin dalla fase progettuale.
Passiamo ora alla scelta degli arredi. Come abbiamo già detto l’ufficio ideale deve essere funzionale e comprendere tutto il necessario per poter svolgere l’attività senza ricorrere a strutture esterne.
Ma partiamo dalle basi come prima cosa, la scrivania è opportuno sceglierla spaziosa, qualsiasi sia l’attività svolta, essa va posizionata in un luogo luminoso, evitando però una luce frontale perché potrebbe creare fastidi. Per quanto riguarda il colore meglio scegliere una tonalità che si abbini a quella della porta o degli infissi, e che non stoni con il colore del pavimento e delle pareti.
La scrivania deve essere logicamente completa di tutti gli accessori che permettono lo svolgimento del lavoro senza continue interruzioni, partendo da pc moderno con connessione internet veloce, un impianto telefonico centralizzato, che permetta la comunicazione sia con la linea interna che con quelle esterne, e una stampante collegata tramite wi-fi; se necessario è bene fornire anche dei rialzi o protettori per lo schermo del pc in modo da proteggere la vista.
Passando poi a elementi più basilari ma essenziali: un block-notes, un porta penne, cancelleria varia, un calendario, etc.
Un board o organizer è indispensabile, si tratta di un piccolo contenitore con diversi scomparti dove poter riporre biglietti, cartoline, fogli, post-it, graffette, ossia tutto ciò che deve essere a portata di mano e che in questo modo però sarà riposto in modo ordinato.
Il lavoro d’ufficio implica molte ore seduti alla scrivania e davanti al pc è necessario per il benessere dei lavoratori scegliere sedie specifiche che permettano e facilitino una postura corretta ma che allo stesso tempo siano comode ed esteticamente gradevoli, sono infatti anch’esse elemento di arredo.
L’ordine all’interno di un ufficio è molto importante non solo per l’aspetto operativo, ma anche perché ad un ambiente ordinato si associa una maggiore garanzia di efficienza ed affidabilità, fondamentale soprattutto nel caso vengano accolti clienti all’interno del suddetto ambiente.
È necessario predisporre mobili specifici per l’archiviazione dei documenti e del materiale di lavoro, mobiletti e armadi sono ottimali, ma anche una libreria o degli scaffali dove riporre libri o cataloghi sono una valida alternativa che oltre all’aspetto funzionale dona carattere alla stanza.
Pur essendo un luogo di lavoro esso non deve essere sterile e anonimo anzi, è necessario personalizzarlo affinché sia più piacevole lavorarci all’interno.
Bastano pochi elementi per creare un ambiente accogliente e caldo: un quadro, magari con colori vivaci dona allegria, un orologio, non importa se digitale o analogico, oltre a permettervi di essere sempre in orario, aiuterà a riempire le pareti altrimenti vuote.
Un tappeto persiano, di grandi dimensioni da mettere sotto la scrivania, o più piccolo da posizionare vicino alla porta è un’ottima scelta; o addirittura si può osare appendendolo al muro come un arazzo donerà un aspetto elegante ma allo stesso tempo creativo al vostro ufficio.
Un’altra possibilità è quella di arredare utilizzando le piante, esse donano luce e vitalità allo spazio. Meglio scegliere piante a bassa manutenzione e che si adattino al livello moderato della luce presente negli uffici, possibilmente piante con fogliame attraente e durevole. Le felci, il bambù, l’edera e la pianta del serpente sono quelle più consigliabili per gli spazi interni; se si vuole osare con qualcosa di più esotico, e si dispone di una maggiore luce naturale, si può optare per le piante grasse come il cactus e i succulenti.
Anche la scrivania nel suo piccolo può essere personalizzata: un oggetto di design è la scelta migliore.
Potete scegliere un fermacarte particolare, un tappetino per il mouse con forma stravagante o in alternativa sostituire al solito porta penne una bella tazza colorata, piccoli accorgimenti ma di grande effetto.
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La postazione di lavoro è un’estensione di se stessi” scrive lo chef americano Antony Bourdain, ed è per questo che ognuno deve avere la possibilità di farla propria personalizzarla e renderla accogliente; via libera quindi anche a qualche foto di famiglia, un disegno del proprio bambino o del nipotino, ad una cartolina ricordo di un viaggio o qualche souvenir; questi particolari racconteranno qualcosa di voi, creeranno un ambiente più caldo e ospitale.
Un elemento da non sottovalutare all’interno di un ambiente chiuso è l’utilizzo dei colori, secondo la cromoterapia infatti essi influenzano in maniera determinante lo stato d’animo e le funzioni cerebrali, per questo la scelta dei colori da utilizzare per le pareti, i tendaggi o i complementi d’arredo può risultare decisiva.
Rosso e arancione sono colori che donano energia e stimolano l’attenzione, ma da utilizzare con cautela e in piccole quantità altrimenti portano l’aumento dell’aggressività e dello stress, meglio dunque concentrare il loro uso nelle aree comuni per stimolare condivisione e socializzazione.
Il giallo aiuta ad aumentare l’autostima e infonde allegria e creatività come tutti i colori luminosi, anch’esso però va usato con parsimonia perché altrimenti può creare agitazione.
Il blu e il verde, i colori maggiormente legati alla natura, hanno un effetto calmante e antistress; il primo è il colore della produttività, il secondo aiuta il pensiero creativo e stimola l’equilibrio.
I colori pastello sono adatti se gli uffici hanno soffitti bassi e poche finestre, donano luce e rilassano.
L’illuminazione è un altro aspetto essenziale da progettare con minuzia, se non sufficiente può causare stanchezza e affaticamento e creare problemi a lungo termine alla vista.
Le fonti luminose sono inoltre un altro elemento decorativo, un lampadario di design o una lampada riempiono e caratterizzano una stanza.
Le luci al neon spesso utilizzate negli uffici sono stancanti è dunque opportuno dotarsi di una lampada da tavolo, con luce calda, essa dona carattere e permette di leggere, scrivere, disegnare verso sera soprattutto d’inverno.
Per migliorare l’ambiente e renderlo più stimolante si possono utilizzare anche essenze e profumi, esse migliorano le prestazioni e limitano lo stress: la cannella aiuta la messa a fuoco, la lavanda rilassa.
Ogni azienda è dotata di aree di attesa per i visitatori, adiacenti o meno agli uffici anch’esse devono essere arredate con uguale attenzione. È importante che le persone in attesa si sentano a loro agio.
Anche in questo caso l’ambiente non deve essere asettico ma personalizzato, possiamo optare per mobili semplici e sobri ma aggiungere quadri o foto alle pareti, piante o fiori freschi per arredare e dare vita. Il comfort è sempre importante, meglio scegliere poltrone o divanetti, inserire un tavolino, magari basso, dove posizionare delle riviste e un vassoio con caramelle e cioccolatini per ingannare l’attesa; da non dimenticare un dispenser di acqua e assicurare l’accesso ai servizi igienici.
Soprattutto nelle attività dove è abituale la presenza di persone esterne è indispensabile utilizzare i cartelli, sia quelli che forniscono informazioni per agevolare l’orientamento ma soprattutto quelli legati alla manutenzione e quelli che si riferiscono alle zone dove non è consentito l’accesso.
Come ultima cosa bisogna infine ricordarsi che qualsiasi sia l’ambiente che stiamo progettando non dobbiamo esagerare. Bisogna infatti considerare sempre le dimensioni dello spazio in questione, dobbiamo essere in grado di lavorare con tranquillità ed evitare il sovraffollamento di oggetti, che darà una sensazione di chiusura e mancanza d’aria. Meglio dunque scegliere pochi pezzi dal design accattivante avremo così un arredo funzionale e unico allo stesso tempo.
